Contrato Marco Integral de Términos de Servicio, Política de Privacidad, Uso Justo y Cumplimiento Normativo de IN2 POS

Capítulo I: Términos Generales y Condiciones de Uso del Software

El presente contrato regula el acceso, suscripción y uso del software como servicio (SaaS) denominado IN2 POS, desarrollado, comercializado y administrado por Agencia Creamos, accesible a través del dominio web oficial https://in2pos.com.

La activación, registro de cuenta, pago o utilización del sistema otorga la condición de Usuario e implica la adhesión plena, informada, expresa y sin reservas a la totalidad de las cláusulas del presente instrumento, conforme a la legislación de la República de Costa Rica, en particular la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor (Ley N° 7472), la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Ley N° 8454), el Código de Comercio y las directrices técnicas emitidas por la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda.

El Usuario reconoce y consiente expresamente que la contratación y uso de IN2 POS se encuentra supeditada a las políticas generales corporativas de Agencia Creamos, las cuales forman parte integral de este acuerdo y se encuentran accesibles en:

En caso de cualquier discrepancia de carácter operativo respecto a la plataforma de punto de venta, prevalecerán las disposiciones del presente documento como regulación especial.

Agencia Creamos concede al Usuario una licencia de uso comercial, revocable, no exclusiva, intransferible y temporal sobre la plataforma IN2 POS. Todos los derechos de propiedad intelectual, marcas comerciales, código fuente, desarrollos de software, interfaces, bases de datos y documentación técnica son propiedad exclusiva de Agencia Creamos. Queda estrictamente prohibida la ingeniería inversa, descompilación, reproducción total o parcial, reventa, sublicenciamiento o explotación no autorizada del sistema.

Agencia Creamos brinda soporte técnico y atención al cliente bajo los siguientes parámetros de cobertura y tiempos de respuesta:

IN2 POS está desarrollado para interactuar con los estándares habituales de puntos de venta (impresoras térmicas de protocolo ESC/POS, lectores de código de barras, cajones monederos y terminales táctiles). No obstante, el funcionamiento óptimo depende de los controladores locales, versiones de sistemas operativos y mantenimiento físico de los equipos del Usuario. Agencia Creamos no asume soporte físico en sitio ni garantiza compatibilidad con periféricos obsoletos o defectuosos.

Agencia Creamos se reserva el derecho de efectuar labores de mantenimiento preventivo, actualizaciones de parches y optimizaciones en la infraestructura en la nube, procurando programarlas en horarios de baja demanda comercial. Las suspensiones o caídas del servicio derivadas de cortes de internet local en el comercio, fallas de suministro eléctrico o problemas globales de conectividad no se computarán como incumplimiento del nivel de servicio de IN2 POS.

El acceso a la plataforma está condicionado al pago puntual y anticipado de la suscripción periódica según el plan contratado. El retraso o incumplimiento en el pago facultará a Agencia Creamos a suspender el acceso a la plataforma y la emisión de comprobantes una vez vencido el periodo de gracia comercial aplicable.

En el marco máximo permitido por la Ley N° 7472, Agencia Creamos no responderá por pérdidas comerciales, oportunidades de venta frustradas, lucro cesante o daños indirectos derivados del mal uso del software o fallas de conectividad externas. Ante cualquier eventual reclamo patrimonial comprobable, la responsabilidad económica máxima de Agencia Creamos se limitará estrictamente al importe pagado por el Usuario en la última mensualidad del servicio.

Ante la cancelación voluntaria de la suscripción o resolución del contrato por falta de pago, el Usuario dispondrá de un plazo improrrogable de treinta (30) días naturales para solicitar la exportación de sus catálogos, registros de inventario e historial de clientes en formatos estándar (CSV o Excel). Finalizado este término, Agencia Creamos procederá al borrado seguro y depuración de las bases de datos por protocolos de seguridad y privacidad.

Este contrato se rige íntegramente por las leyes de la República de Costa Rica. Cualquier controversia, diferendo o conflicto derivado de su validez, interpretación o ejecución será sometido a los Tribunales de Justicia ordinarios de la República de Costa Rica, sin perjuicio de recurrir a la vía de Resolución Alternativa de Conflictos conforme a la Ley N° 7727.

Capítulo II: Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

En estricto cumplimiento de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley N° 8968) y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N° 37554-JP), el Usuario manifiesta su consentimiento previo, libre, expreso e informado para la recopilación, almacenamiento y tratamiento automatizado de sus datos personales, comerciales y tributarios.

IN2 POS recopila y gestiona la siguiente información:

La información suministrada se procesa con los siguientes fines exclusivos:

Agencia Creamos no vende, arrienda, comercializa ni cede bases de datos ni registros transaccionales a terceros. La transferencia de datos se restringe exclusivamente a:

El titular de los datos podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) remitiendo una comunicación formal junto con su documento de identidad al correo servicioalcliente@in2pos.com.

Agencia Creamos aplica estándares de seguridad lógica y física, incluyendo cifrado SSL/TLS en el tránsito de datos y acceso restringido a bases de datos.

De conformidad con el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, el Usuario es el depositario legal primario de sus registros contables y fiscales, manteniendo la obligación legal de conservar los comprobantes electrónicos (archivos XML debidamente firmados y sus respectivas respuestas de aceptación de Hacienda) por un plazo mínimo de cinco (5) años. Aunque IN2 POS mantiene el histórico disponible en la nube mientras la cuenta se mantenga activa, es deber ineludible del Usuario respaldar y descargar periódicamente sus archivos XML y sus representaciones gráficas (PDF).

Capítulo III: Política de Uso Justo (Fair Use Policy) para Facturación Electrónica

La modalidad de facturación electrónica sin cargo marginal por documento incluida en IN2 POS tiene por objetivo respaldar la operatividad continua de comercios, empresas y profesionales independientes dentro de un marco de uso comercial ordinario, razonable y de buena fe.

Cada suscripción individual estándar de IN2 POS comprende los siguientes parámetros transaccionales:

Para resguardar la estabilidad de los servidores y evitar bloqueos de seguridad por parte del Ministerio de Hacienda:

Si el volumen operativo de un Usuario excede de forma sistemática y sostenida los umbrales cuantitativos estipulados:

Agencia Creamos se reserva la facultad de aplicar limitación preventiva de tasa o suspensión temporal del servicio si se detecta:

Capítulo IV: Disposiciones Operativas Especiales, Integraciones y Blindaje Técnico

En caso de interrupción en el suministro de internet local o indisponibilidad técnica en los servidores del Ministerio de Hacienda, el Usuario es el obligado legal a ejecutar los protocolos de contingencia vigentes emitidos por la DGT (incluyendo la emisión de comprobantes provisionales preimpresos debidamente autorizados). IN2 POS almacenará en cola las transacciones locales para su posterior timbrado y envío una vez restablecida la conectividad, sin que Agencia Creamos asuma sanciones tributarias por retrasos derivados de fallas de red no imputables directamente al sistema.

Cuando el Usuario active el módulo de remisión automática de facturas o comprobantes vía WhatsApp o correo electrónico, declara bajo juramento contar con la autorización previa del receptor final para el envío de dichos mensajes, en observancia de la Ley N° 8968. Agencia Creamos no responderá por bloqueos, suspensiones de líneas telefónicas o limitaciones de tasa impuestas por proveedores externos de mensajería (tales como Meta Platforms / WhatsApp) derivadas del uso que el Usuario dé a sus canales de comunicación.

IN2 POS opera como interfaz de registro y control de cobros. Las transacciones ejecutadas mediante tarjetas de crédito/débito, datáfonos integrados, pasarelas de pago web o transferencias SINPE Móvil son procesadas directamente por las respectivas entidades bancarias y procesadores de pago adquirentes. Agencia Creamos no custodia fondos mercantiles ni se responsabiliza por contracargos, fraudes con tarjetas, caídas en redes adquirentes o inconsistencias en la liquidación bancaria del Usuario.

Agencia Creamos se reserva la facultad de actualizar el presente contrato y las tarifas de los planes para incorporar mejoras técnicas, adaptaciones legales o ajustes operativos. Toda modificación será notificada al Usuario con al menos quince (15) días naturales de anticipación mediante correo electrónico o aviso en la plataforma. La continuidad en el uso del servicio tras la entrada en vigencia de los cambios constituirá la aceptación tácita de las nuevas condiciones; de no estar de acuerdo, el Usuario podrá resolver el contrato sin penalización alguna antes de la fecha de efectividad informada.

Ninguna de las partes será responsable por demoras o incumplimientos originados en eventos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados, tales como desastres naturales, fallas masivas en centros de datos en la nube (cloud providers), ciberataques distribuidos de denegación de servicio (DDoS) no mitigables, cortes generales de telecomunicaciones o disposiciones gubernamentales restrictivas. Durante la ocurrencia de tales eventos, las obligaciones afectadas se suspenderán temporalmente sin generar derecho a indemnizaciones.

Capítulo V: Disposiciones Sectoriales, Control Interno y Cumplimiento Normativo

La creación, asignación de permisos y control de perfiles para cajeros, administradores o dependientes es responsabilidad del Usuario. El Usuario responderá por las acciones, aperturas y cierres de caja, arqueos, descuentos, anulaciones o alteraciones registradas bajo las credenciales de su personal. Agencia Creamos queda exonerada de reclamos derivados de fraudes internos, sustracción de dinero, negligencia o mal manejo de contraseñas por parte de los colaboradores del comercio.

Agencia Creamos se compromete a actualizar oportunamente el motor de facturación de IN2 POS conforme a las directrices técnicas, cambios de versión de XML y resoluciones que dicte la Dirección General de Tributación. Es obligación del Usuario completar las configuraciones requeridas, actualizar llaves criptográficas vigentes o reclasificar sus códigos CAByS cuando la normativa tributaria lo exija, asumiendo la responsabilidad por omisiones o retrasos en su propia configuración fiscal.

Salvo manifestación expresa en contrario remitida por escrito al correo servicioalcliente@in2pos.com, el Usuario autoriza a Agencia Creamos e IN2 POS a incluir su nombre comercial o logotipo corporativo en la sección de clientes, casos de éxito o materiales de difusión de la plataforma web https://in2pos.com, con fines estrictamente informativos y de referencia comercial.

Si cualquier cláusula, artículo o disposición del presente contrato fuere declarada nula, ineficaz o inaplicable por un tribunal u órgano administrativo competente, dicha declaratoria no afectará la validez y exigibilidad de las restantes disposiciones, las cuales mantendrán plena vigencia e interpretación conforme al espíritu original del acuerdo.

Las partes reconocen la plena validez de las comunicaciones electrónicas conforme a la Ley N° 8454. Para efectos contractuales, se tendrá como domicilio oficial de notificaciones del Usuario la dirección de correo electrónico vinculada a su cuenta de IN2 POS, y por parte de Agencia Creamos, el correo electrónico formal: servicioalcliente@in2pos.com. Toda notificación remitida a dichos buzones surtirá plenos efectos legales al día hábil siguiente de su recepción en el servidor de destino.

En aquellos comercios dedicados a la gastronomía o expendio de alimentos y bebidas, la activación, cálculo y aplicación del diez por ciento (10%) por concepto de servicio de mesa regulado en la Ley N° 2728, así como cualquier propina voluntaria, es potestad y responsabilidad exclusiva del Usuario. El Usuario debe velar por la correcta parametrización en el sistema para que dicho concepto no distorsione la base imponible del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), exonerando a Agencia Creamos de responsabilidades por infracciones ante la Dirección General de Tributación o el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

La suscripción a IN2 POS otorga acceso a manuales, guías y recursos digitales de autoaprendizaje, junto con la inducción inicial pactada en la contratación. El soporte técnico regulado en el Artículo 5 se circunscribe a la atención de incidencias, errores del software o dudas operativas puntuales; no incluye capacitaciones continuas o presenciales ilimitadas para nuevo personal del Usuario. Las sesiones extraordinarias de entrenamiento o consultoría técnica especializada podrán cotizarse como servicios profesionales independientes por parte de Agencia Creamos.

IN2 POS pone a disposición del Usuario herramientas estándar para la extracción de reportes de ventas, inventarios y archivos XML requeridos en procesos de fiscalización tributaria. Agencia Creamos no actúa como asesor contable, auditor fiscal ni perito judicial del Usuario. La comparecencia en procesos legales o la elaboración de informes periciales a la medida solicitados por el Usuario o por orden judicial que requieran horas de desarrollo o peritaje técnico se facturarán conforme a la tarifa horaria de servicios profesionales vigente de Agencia Creamos.

El Usuario declara y garantiza que el origen de sus fondos y la naturaleza de las actividades comerciales registradas en IN2 POS son lícitos y cumplen con las regulaciones de la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso No Autorizado, Actividades Conexas, Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo (Ley N° 7786). Agencia Creamos se reserva el derecho de cancelar de manera inmediata e irrevocable la cuenta del Usuario ante indicios fundados o requerimientos de autoridades competentes sobre actividades ilícitas.

La anulación de ventas y la emisión de notas de crédito electrónicas (totales o parciales) deben apegarse a los plazos y motivos previstos por la normativa de comprobantes electrónicos de la DGT. Es responsabilidad del Usuario verificar que las anulaciones y notas de crédito emitidas coincidan con las devoluciones físicas de mercadería en bodega. Agencia Creamos no responderá por diferencias contables, faltantes en inventario o pérdidas monetarias ocasionadas por errores en la manipulación del módulo de devoluciones por parte del personal del comercio.